一、浙江省勘察设计行业协会会议制度

浙江省勘察设计行业协会会议分为会员代表大会、理事会议、常务理事会议、会长（扩大）会议、秘书长会议、秘书处处务会议、全省勘察设计同业协会会长秘书长联席会议和分支机构负责人会议。

一、会员代表大会。每4年召开一次。因特殊情况需提前或延期召开的，须由常务理事会决议通过，报业务主管部门审查同意并经社团登记管理机关批准。会员代表大会必须有三分之二以上的会员代表出席方能召开。会员代表大会由会长召集。会议决议应经到会会员代表半数以上表决通过方能生效。

二、理事会议。每年召开一次（遇有特殊情况可采用通讯形式召开），必须有三分之二以上理事出席方能召开，其决议须经到会理事三分之二以上表决通过方能生效。

三、常务理事会议。每年召开1－2次（遇有特殊情况也可采用通讯形式召开），必须有三分之二以上常务理事出席方能召开。其决议须经到会常务理事三分之二以上表决通过方能生效。

四、会长（扩大）会议，根据工作需要，每年召开1－2次，正副会长（秘书长）研究决定协会工作的重大事项。

五、秘书长会议。根据工作需要随时召开，每季度至少召开一次。

六、秘书处处务会议。根据工作需要及时召开，一般每季一次，秘书处全体工作人员参加。

七、全省勘察设计同业协会会长秘书长联席会议，每年一次，交流情况，通报信息，协调工作，研究问题。

八、分支机构负责人会议，每年召开一次，交流情况，研究部署工作。

九、会员代表大会、理事会、常务理事会议和会长（扩大）会议均作会议记录，视情况编发会议纪要。

会议记录、会议纪要和有关材料，按档案管理的规定及时归档。

二、浙江省勘察设计行业协会文书处理制度

为加强本协会的公文处理工作，提高办文质量和工作效率，使公文处理规范化、制度化、程序化，制订本制度。

一、 收文规定

1、本协会收文除写有个人姓名的外，统一由收文人员拆封、登记、送批。

2、重要文件经协会秘书长提出拟办意见后，送会长签批（或由会长委托秘书长、副秘书长签批）。

3、经协会领导阅批的文件，收文人员应及时送阅、催办，并对办理结果进行登记。

4、办理完毕的文件，由收文人员按档案管理的有关规定进行整理、立卷、归档或销毁。

5、有关人员代表协会参加会议或其他活动所带回的文件材料，应及时送交收文人员，以便统一登记处理。

二、 发文规定

1、草拟公文应符合国家的法律、法规和其他有关规定。

 2、本协会的行文为《浙江省勘察设计行业协会文件》。一般性文件由秘书长（或副秘书长）签发。内容比较重要、政策性较强、对全局工作有重大影响，报送或普发全省勘察设计行业的文件，应经秘书长（或副秘书长）核稿后送会长审签。

3、经领导签批的拟发文稿，由秘书处统一编号后送文印人员按规定的格式打印。按领导要求，及时如数发送，并记录发出日期。

4、公文正式印制前，办文人员应进行认真的校核。校对完毕，校对人应在发文拟稿单校对栏中签名。

5、办理完毕的公文，原则上按《档案法》的规定及时归档。

三、浙江省勘察设计行业协会档案管理制度

为加强本协会的档案管理，使档案工作规范化、制度化，更好地为协会工作服务，制订本制度。

一、凡在本协会工作中形成的档案，均由秘书处集中统一管理。

二、在本协会工作中形成的具有查考利用价值的文件材料均属归档范围, 主要包括：

1、本协会的历史沿革、组织机构、章程、启用印信、证件、花名册等文件材料。

2、上级业务主管部门、社团登记管理机关等发给本协会的文件材料。

3、本协会参加有关重要会议和其他重要活动带回的文件材料。

4、本协会形成的文件材料（包括协会文件、信函、会议记录、调研报告、统计报表、评优材料、培训资料等各种具有保存价值的材料）。

5、本协会出版的刊物。

6、本协会的财务报表、凭证、账册、审计和固定资产登记等材料。

7、兄弟省市和本省各市勘察设计协会联系工作的重要文件材料。

8、各分支机构和会员单位报送的具有保存价值的文件材料。

三、归档的文件材料必须书写工整、字迹清楚。归档的正式文件、底稿、领导签批意见、附件等必须齐全、完整。

四、档案资料确定专人保管。利用、借阅档案,实行登记制度。重要的档案借阅须经协会领导同意。

浙江省勘察设计行业协会档案保管期限表

四、浙江省勘察设计行业协会公章管理制度

1、本协会和分支机构的公章，均由本协会秘书处持相关批文到指定的印章制作点刻制。

2、本协会和分支机构公章在使用前，要报省民政厅备案。

3、本协会和分支机构的公章实行专人保管，规范用印。

4、建立公章使用台账，每次用章必须登记入册。

5、公章的使用，按照以下程序办理。

（1）经协会（分支机构）领导签批的正式文件，由公章管理人员直接用印。

（2）经协会（分支机构）领导签发文件的后续性事项，由公章管理人员核查无误后予以用印。

（3）重要的非正式文件和有关事项的用印，需经协会（分支机构）领导签批；一般性事项的用印，由公章管理人员用印。

（4）涉及重要事项介绍信的用印，由协会（分支机构）领导或秘书长、副秘书长签批；一般性联系工作介绍信的用印，由公章管理人员办理。

（5）因机构撤销、名称改变或换用新公章停止使用原公章，应及时将原公章交制发机关封存或销毁。

6、公章一般不得带出使用，若需带出使用，须经有关领导批准。

7、严禁填盖空白合同、协议、证明及介绍信。因工作特殊确需开具时须经有关领导批准。

8、公章使用申请人及公章管理人要严格按照上述规定使用公章，如出现问题，后果自负。

五、浙江省勘察设计行业协会有关事项规定

1、职工家中有急事用车，驾驶员按规定报销差旅费。

2、职工父母、配偶或本人辞世，协会发给一次性补助金人民币2000元，以示关心和慰问。

3、职工生日慰问费人民币300元/人。

4、探视大病职工，慰问标准：1000元左右。

六、浙江省勘察设计行业协会物品购置、保管和使用办法

为加强协会所需物品购置和使用的管理，防止公共财物的损 （流）失，更好地服务于协会工作的正常有序运转，特制定本办法：

1、因办公、出差或改善工作环境等需要购置办公用品、清洁卫生用品、办公家具、电气设备等物品器件时，应遵守本办法。

2、一般日常办公用品、清洁卫生用品等低值易耗品的采购由办公室负责，事先应提出品名、规格和数量等，经秘书长（秘书长不在时由副秘书代理）同意后再行采购。

3、采购大型或贵重物品（价值在10000元以上的办公家具、电器设备等）须经秘书长办公会议讨论通过，会长批准。所购物品由财务人员负责验收登记。贵重物品应由专人保管，使用人应按照其性能和技术要求进行使用、保养和管理，免受损坏，以尽量延长其使用年限。照相机等每次使用时应进行登记，使用后及时归还并行记录；台式电脑、手提电脑使用者应办理借用登记手续。协会工作人员离职后对其使用的贵重物品由办公室负责接收。

4、所购物品须经验收，签证后方可办理财务报销手续。

5、信封、信签、文头纸、合同文本、文件汇编等的印制，应由秘书根据协会实际需要提出印刷数量，经办公室主任同意后付印。印刷厂送交协会的印刷成品须进行质量验收和数量核对登记。合同文本、文件汇编等印刷品的出售、发放、邮寄的数量须及时做好记录，建立完整的台账，做到账物相符。

七、浙江省勘察设计行业协会证书管理制度

为了便于证书的保管、使用，进一步加强、规范证书的管理，特制定本制度。

一、本协会的所有证书和分支机构的登记证书正副本，均由秘书处集中统一管理，设专人保管并做好登记。

二、所有证书要按规定及时办理年检、换证等工作。

三、借用证书,要进行登记并及时归还。

八、浙江省勘察设计行业协会清洁卫生工作制度

协会工作环境的清洁卫生状况，直接反映协会工作人员的精神面貌，关系到单位的整体形象。做好和保持工作环境的清洁卫生，也有利于大家的精神愉悦和身心健康。为此，大家应协同做好以下几方面工作：

1、保持办公桌的整洁。经常清洁桌面，办公用品、茶杯、文件、图书等摆放整齐。

2、保持环境的整洁。办公室内需临时堆放文件、资料和其他物件（包括私人物品）时，应妥善选择位置并堆放整齐，尽可能减少对大家带来的不便和观瞻上的影响。

3、建立清洁卫生值周制。每周由两人负责室内清洁卫生。原则上在下班后进行地面和卫生间的清扫和保洁，也可以次日（遇双休日顺延）上班前完成，以保证地面干燥无脚印。

4、定期进行彻底的大扫除。每个月（多则两个月）请专业人员进行一次室内外大扫除，包括室内地面、卫生间、门窗玻璃、壁橱门扇、室外花坛等。

九、浙江省勘察设计行业协会秘书处工作人员任用暂行办法

为建立热情服务、高效有序秘书处工作机制，努力完成行业协会“提供服务、反映诉求、规范行为“的基本职能，特制定秘书处工作人员任用暂行办法。

一、工作人员录用来源

工作人员实行招聘制。主要来源是政府机关、企事业单位与勘察设计行业相关的退下来人员和社会招聘等途径择优录用。

二、工作人员录用条件

1、思想进步，团结同志，爱岗敬业，热爱社团工作，有一定的业务专长，能胜任所分配的工作。

2、具有大专以上文化程度，有一定的基层或专业工作经验，有开拓创新意识，工作热情积极，处事认真负责，分工不分家。

3、年龄结构逐步做到年轻化、知识化、专业化，新老搭配合理。经过努力，年轻工作人员要占较大比例，以适应协会发展需要。

4、新聘工作人员经秘书长办公会议讨论同意后，填写个人履历表，签订劳动合同后生效。

三、工作人员日常管理

1、秘书处工作人员（除社会招聘人员外）每届由协会领导人与被聘人员签订聘用协议，明确工作岗位、聘用时间、津贴标准和协议解除、终止办法等。

2、加强工作人员日常政治和业务学习。协会党支部定期和不定期负责组织各个时期党的重大决策和重要活动学习。开展业务对口培训学习，重视工作人员政治思想和专业业务素质的提高，有条件可参加脱产培训。

3、工作人员日常具体管理工作归口办公室。主要工作：按办公室职责进行。

4、协会副秘书长以上人员任用按协会章程规定执行。